1. Konsep surat diteliti kemudian di paraf oleh pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang guna pertanggungjawaban surat
2. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama
3. Surat digandakan dalam rangka sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan